| 23 AVRIL 2015 : RENEGOCIATION DE NOTRE CONTRAT LOCATION-RELEVE DES COMPTEURS INDIVIDUELS |
Par communication téléphonique du 13 Mai 2015, prise de rendez-vous pour le Mardi 26 Mai 2015, à 9h30, dans le locaux de C.I. DURAN à MARAUSSAN.
Bonjour,
J’ai été mandaté par les copropriétaires pour négocier les contrats venant à échéance au cours de l’exercice 2015.
Notre copropriété a conclu avec votre entreprise 2 contrats de location-entretien de compteurs :
- N° 3400026 pour 95 compteurs à télé-relève : tarif HT XXX€ pour la location-relève et xxxx € pour l’entretien annuel,
- N° 3400027 pour 73 compteurs manuels : xxxx € HT pour la location-relève et € pour l’entretien annuel.
A compter de cette année, la relève du mois de Décembre devient inutile du fait de la mise en place de tarifs saisonniers sur AGDE suite à une convention entre la Mairie et la Lyonnaise des Eaux : dorénavant, 2 relèves seront nécessaires : le 15 Juin et le 15 Septembre pour pouvoir répercuter exactement les changements de tarifs sur les consommations individuelles des copropriétaires.
J’ai déjà pris contact avec vous et vous m’avez appris que M. LANGLOIS avait entrepris des démarches au nom du groupe FONCIA et que les tarifs retenus pour les relèves supplémentaires étaient de : xxxx € TTC pour les compteurs radio fréquence et xxxx € TTC pour les compteurs classiques.
Compte tenu de notre fidélité à votre entreprise depuis de nombreuses années, pourriez-vous nous faire une proposition de contrat entretien-relève à compter du 1° Septembre 2015 prenant en compte les 2 relèves du 15 Juin et 15 Septembre et le fait que les frais d’entretien annuels sont minimes dans notre copropriété.
Je tiens à vous rappeler que depuis 2009, nous avons fait appel à vos services pour les recherches de fuites et les retubages de nos villas : 40 à ce jour.
A partir des factures réglées à ce jour, je peux également vous préciser qu’elles s’élèvent – hors forfait relève-entretien compteurs à 14.680,66 € pour 2012, 8.924,16 € pour 2013 et 7.911,98 € pour 2014.
Merci de bien vouloir tenir compte de cette fidélité dans votre proposition et dans cette attente,
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression des cordiales salutations.
(A la demande expresse de cette entreprise, le nom et les tarifs ont été occultés)
COMPTE RENDU DE L'ENTRETIEN DU 23 AVRIL 2015
transmis par mail aux membres du Conseil Syndical |
J'avais pris rendez-vous avec Madame TORA pour ampliation et signature du PV de la dernière AG et de notre Contrat de Syndic.
A cette occasion, Madame TORA m'a fait part du départ de M. TOURNIER et de son remplacement par : j'en ai oublié le nom !
J'ai confirmé à ce nouveau dirigeant que nous avions conclu avec M. TOURNIER un contrat spécifique et que nous comptions sur son maintien. A priori, pas de soucis !
J'ai fait le point des instances avec Madame TORA :
- les indus sur factures 2014 seront retenus à réception des prochaines facturations d'HERAKLES, KER et SONECOP.
- les travaux piscine sont achevés et de qualité satisfaisante : reste à régler l'arrêt d'urgence coup de poing, vérifier que la douche est branchée sur l'électro vanne pour limiter son fonctionnement aux seules heures d'ouverture de la piscine ; l'échelle est commandée.
- le retraçage des parkings a été effectué : à noter que lors de l'intervention XXXXXXXX a essayé de s'opposer à cette opération.
A ce propos, erreur de Madame PAILHOUS qui nous avait annoncé la vente de la Villa alors qu'il s'agit de la vente de l'appartement d'Archipel 1 ! Nous allons certainement reparler de cet emplacement de parking ?
- C.I. DURAN est informé que la relève compteurs de Décembre est annulée et remplacée par celle de Juin et Septembre pour les faire coïncider avec les changements de tarifs saisonniers.
J'ai informé Madame TORA que j'avais l'intention de tenter de renégocier notre contrat avec DURAN qui vient à échéance en Septembre 2015 : d'après elle il est très dur en affaire car il profite de son monopole pour les recherches de fuites d'eau ; nous verrons bien et je vous tiendrais au courant de mes démarches.
- nous nous sommes entendus pour faire le point sur le terrain de toutes les villas qui n’ont pas effectué le ravalement des murs de clôture : un devis devrait être demandé à SCHUSTER pour la peinture du local O.M. des Cristallines et des murs de séparation avec Azur et Soleil.
Nous sommes revenus sur la responsabilité de FONCIA sur le loupé lors du traçage des parkings en 2010 ; j'ai répété que nous ne voulions pas prendre en charge ce retraçage ; elle est d'accord sur le principe mais doit en rediscuter avec son nouveau patron et me tenir informé.
C'est tout pour aujourd'hui.
Cordialement
PARTICIPATION AUX FRAIX DE DEPLACEMENT DES MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL
Lors de l'Assemblée Générale du 19 AVRIL 2014 - 13° résolution - , il a été décidé d'indemniser les membres du Conseil Syndical, sur justification des dépenses occasionées dans l'exercice de leurs fonctions.
Le Conseil Syndical en place en Février 2015, a unanimement décidé, que cette indemnisation se ferait sur la base des dépenses de carburant et éventuellement des frais d'autoroute : base de remboursement : utilitaire VIAMICHELIN.
REUNION DU 13 FEVRIER 2012
- VERIFICATION DES COMPTES :
Suite à l'indisponibilité de l'ensemble des membres du Conseil Syndical, j'ai procédé à cette vérification, assistée par mon épouse : Mademoiselle TORA a mis à notre disposition toutes les pièces comptables nécessaires ; nous avons constaté quelques erreurs d'affectations de dépenses et une double facturation ; Mlle TORA fera procéder aux rectifications qui s'imposent avant la clôture des comptes.
- ELABORATION du BUDGET PREVISIONNEL : il vous sera transmis avec la convocation à l'Assemblée Générale ; à noter un changement au niveau de notre assurance qui, à un moindre coût, prendra en charge les frais de recherche de fuites d'eau. Une autre bonne nouvelle : une jurisprudence considère que la taxe d'habitation pour une piscine en copropriété n'est pas due ; Mlle TORA va demander le remboursements des 3 dernières années.
- ELABORATION DE L'ORDRE DU JOUR DE L'AG DU 7 AVRIL 2012 : seront soumises à la prochaine A.G. les demandes formulées par Mrs CENTOLA, LADRE, DUPERRIER, SMOLARZ et M. & Mme NOEL et le cahier des charges relatif aux murs de clôture.
REUNION DU 13 OCTOBRE 2011
Le Jeudi 13 Octobre, j'ai été invité par Nicolas BEL à assister à une réunion sur la Résidence.
Quelques jours auparavant, à titre confidentiel et officieux, il m'avait informé téléphoniquement de son départ de FONCIA-SOGI-PELLETIER.
Assistaient donc à cette réunion, Nicolas BEL, Céline TORA sa remplaçante, M. DURAN et moi-même.
Il s'agissait d'une réunion de travail au cours de laquelle notre nouvelle responsable de copropriété devait être informée par son prédécesseur de la configuration et des particularités de notre résidence, des travaux et des litiges en cours.
Nous avons demandé à M. DURAN de baisser la pression de notre compteur général à 3,5 bars en cette période d'occupation restreinte.
Le bloc des 4 villas 89 à 92 seront retubées depuis le réseau dans l'allée des parkings face à Archipel 1. 3 villas sont accessibles et il manque encore la clé de la villa 89 pour mener à bien cette opération.
M. BEL nous a informé d'une nouvelle alerte fuite de 144 litres/H... ; ras le bol de ce réseau dont la qualité va encore se détériorer au fil des ans !
La reprise du béton tronçonné dans l'allée de la piscine lors de la dernière fuite, sera effectuée par l'Entreprise SCHUESTER.
Nous avons rencontré sur la résidence :
- Mme et M. CENTOLA qui avaient déposé un projet d'extension lors de la dernière A.G. : compte tenu de la nature de ces travaux identiques à des extensions déjà réalisées, au nom du Conseil Syndical, j'ai donné un accord de principe qui sera soumis à l'aval de la prochaine A.G.
- M. KNITTEL qui nous a fait part de la durée excessive d'allumage du projecteur du portail d'Archipel 2 ; M. KER sera interrogé sur la possibilité de réduire cette durée.
Lors de notre visite, il a été constaté des travaux de réfection non conformes ; le syndic doit écrire au copropriétaire concerné.
REUNION DU 13 JUILLET 2011 Lors de l’Assemblée Générale 2011, vous avez décidé la mise en place d’un surveillant piscine pour la période du 14 Juillet au 20 Août, de 14 heures à 20 heures. Cette décision faisait suite à l’expérience satisfaisante de l’Eté 2010 et à la demande d’un grand nombre d’entre vous, la durée a été prolongée jusqu’au 20 Août et la plage horaire à 20 heures de façon à la faire coïncider avec celle de la fermeture de la piscine et ainsi éviter les « débordements » de fin de journée.
Comme l’année dernière, le Conseil Syndical fera un bilan en fin de saison et une proposition de reconduction (ou non) sera soumise à la décision de l’A.G. 2012.
Le 13 Juillet à 17 heures, M. BEL m’a donné rendez-vous sur la résidence pour rencontrer le responsable et les agents de la Société de Sécurité chargée de la surveillance de la piscine. Les consignes suivantes leur ont été précisées : tolérance zéro pour les non-porteurs de bracelets d’identification ; imposer le passage par la douche ; veiller au respect des consignes de sécurité affichées sous forme de pictogrammes sur le portillon d’entrée de la piscine ; en cas de problème technique au niveau de la piscine aviser directement l’Entreprise RAYNAUD ; fermeture de la piscine à 20 HEURES après avoir invité les utilisateurs à quitter les lieux.
Nous avons ensuite abordé les sujets suivants :
- Fuites au niveau des compteurs individuels (Gengembre, Guillot et Pastor) : M. BEL demandera l’intervention de l’Entreprise DURAN pour effectuer une maintenance au niveau de ces 3 villas.
- Taille des haies privatives non effectuées par les copropriétaires : nous avons pu vérifier que ces tailles avaient été effectuées suite à l’envoi du courrier par le Syndic.
- Antennes paraboliques : le Conseil Syndical va s’attacher à élaborer un cahier des charges définissant les critères d’installation afin de réduire le côté inesthétique de ces installations.
- Frais relatifs à la recherche et réparation d’une fuite d’eau privative : j’ai pris connaissance d’une lettre d’un copropriétaire contestant les frais facturés par C.I. DURAN. Nous allons certainement envisager de prendre une décision qui consisterait à faire prendre en charge les frais de recherche au titre des charges générales et laisser à la charge du copropriétaire les frais relatifs à la réparation de sa fuite privative.
- Frais relatifs aux réparations des toitures de villas : Mr GENGEMBRE a contesté par écrit la facturation d’une réparation (chute de son chapeau de conduit d’aération) qui selon ses informations doit concerner l’ensemble de la villa, c’est-à-dire les 4 habitations ; une décision applicable à l’ensemble de la copropriété devra être prise au niveau du Conseil Syndical ou de l’A.G.
- Litige NOEL : les courriers ont été adressés et nous attendons la suite donnée par les copropriétaires concernés.
- J’ai fait constater à M. BEL que notre système d’alarme fuite était débranché ; il a pris des photos et fera le nécessaire pour le faire rétablir au plus tôt.
- J’ai encore pu constater que ma fonction n’était que source de problèmes : j’ai été, en présence de M. BEL, interpellé par un couple de copropriétaires à qui nous avions imposé le déplacement de leur appareil de climatisation ; mon honnêteté a été mise en cause et j’ai préféré mettre un terme à cette discussion stérile en laissant M. BEL répondre à leurs revendications. Je ne vous cache pas que ce genre de situation qui devient de plus en plus fréquente m’est insupportable ; le poste de Président de Conseil Syndical risque d’être vacant avant la prochaine A.G.
Cordiales salutations
François PASTOR
REUNION CONSEIL SYNDICAL DU 24 JUIN 2011
Assistaient à la réunion :
Mmes GONTIER, MAIRE & RESCLAUSE
Mrs PASTOR, PAUCHON & SERRE.
Absents excusés : Mrs BERINGER & TSOUMBOULIS.
ORDRE DU JOUR :
- 1 – LITIGE NOEL : Afin de régler définitivement ce problème, il a été décidé à l’unanimité des conseillers syndicaux présents d’effectuer une dernière démarche avant saisine du tribunal compétent. Une lettre recommandée avec accusé de réception sera adressée à Mme et Mr NOEL en leur demandant de bien vouloir formuler dans des délais raisonnables une demande d’autorisation à postériori qui sera présentée à l’A.G. 2012. A défaut, le Conseil Syndical, unanime, demandera à Monsieur BEL de les assigner devant le tribunal compétent. Nous espérons que cette procédure amiable sera acceptée par les copropriétaires concernés afin de leur éviter et nous éviter une procédure onéreuse ; en tout état de cause, nous aurons démontré, si besoin était, que nous voulions épuiser toutes les procédures amiables avant d’être contraints d’avoir recours à une décision de justice.
Mr PASTOR est chargé de la rédaction de la correspondance qui sera transmise, après avis des conseillers syndicaux, à Monsieur BEL pour envoi en recommandé + A.R.
- 2 – ESPACES VERTS PRIVATIFS : Nous avons pu constater que de nombreux espaces verts privatifs n’étaient pas entretenus : c’est ainsi que pour les appartements en rez-de-jardin d’Archipel 2 donnant sur la rue des Corsaires, un laurier rose devient très encombrant et la haie privative de Mr MARC Gilbert a besoin d’être taillée. Il en est de même pour un arbre de la Villa 79. Nous demanderons à Monsieur BEL de bien vouloir inviter ces copropriétaires à effectuer la taille de leurs espaces verts privatifs et à défaut de réalisation sous quinzaine, faire procéder ces travaux à leurs frais exclusifs.
- 3 - ANTENNES PARABOLIQUES : De nombreuses installations sans autorisation ont été constatées (Villas 86, 90, etc…). Même si nous ne pouvons nous y opposer, nous sommes en droit d’exiger que leur installation soit faite en respectant certaines normes. Tout d’abord, il sera demandé à Mr BEL de rappeler aux copropriétaires que notre installation collective permet de recevoir CANAL + par la TNT, sans nécessité d’installer une parabole. Si toutefois celle-ci s’impose pour la réception d’émissions particulières, il sera préconisé d’installer les nouvelles antennes rectangulaires plus esthétiques et beaucoup moins encombrantes ; la demande d’installation devra préciser le lieu exact d’implantation afin de faire l’objet d’une étude au cas par cas par le conseil syndical.
- 4 - Nous avons constaté que des dalles de la plage de la piscine étaient boiteuses et nous demandons encore une fois à Mr BEL de bien vouloir faire effectuer ces réparations au plus tôt afin d’éviter tout incident. Il en est de même des 2 échelles qui sont très instables et qui méritent également une fixation un peu plus sécurisante.
- 5 - Monsieur SERRE nous a fait part de la présence de nombreuses déjections canines sur le parking d’Archipel 1. Malheureusement, nous n’avons pas de solution à ce problème qui est récurrent. Le mûr de clôture de la Résidence donnant sur le passage piétonnier et mitoyen avec le jardin de l’appartement A1 d’Archipel 1 est inachevé : Mr BEL sera informé afin de faire procéder à cette réparation.
- 6 – A propos des fuites d’eau : le Conseil Syndical a pris note de la forte consommation d’eau au cours du 1° semestre 2011. Il demande avec insistance à Mr BEL de bien vouloir dorénavant aviser, dès qu’il en a connaissance, le Président du Conseil Syndical de toutes les fuites d’eau afin qu’il puisse s’assurer de :
o L’efficacité de notre alarme fuite auprès de la Lyonnaise des Eaux,
o La rapidité d’intervention de l’entreprise C.I. DURAN,
o Les délais de recherche et de réparation.
Nous voulons bien assumer le coût des fuites d’eau mais nous souhaitons aussi que chacun assume sa part de responsabilité dans la mesure où leurs délais de réactivité influent sur le volume d’eau gaspillé.
- 7 – A propos des travaux de toute nature effectués sans autorisation préalable : Mr PAUCHON suggère que lors de la vente d’un appartement ou villa, le syndic qui pourra le cas échéant saisir le Conseil Syndical pour obtenir ces informations, émettra toutes les réserves qui s’imposent lorsqu’il sera saisi par le notaire ; soit il exigera que les travaux de remise en conformité soient effectués aux frais exclusifs du copropriétaire vendeur, soit il exigera cet engagement de la part du nouvel acquéreur. Cette mesure aura le mérite de faire comprendre qu’une autorisation est indispensable et qu’à défaut, le syndicat des copropriétaires a des voies de recours en cas de non respect du règlement intérieur ou des décisions d’A.G.
P/ Le Conseil Syndical,
Le Président
François PASTOR
17 Février 2011 : Vérification des comptes de l'exercice 2010 Cette opération s''est effectuée le Jeudi 17 Février 2011 dans les locaux de FONCIA-SOGI-PELLETIER à Béziers, de 14 heures à 17 heures 30.
Ont participé à cette vérification : Mmes GONTIER & MAIRE, Mr PASTOR.
Toutes les pièces comptables nécessaires à cette vérification ont été mises à notre disposition par Mr BEL.
Aucune anomalie na été constatée et vous trouverez ci-dessous la liste des remarques que nous avons formulées.
- des tarifs de télécommandes variant de 32,90 à 33,50 € : réponse : en fonction des stocks et des dates de commandes, ces tarifs pouvaient varier de quelques dizaines de centimes d'euros.
- une facture relative à des travaux sur lampadaire(99,17€) et affectée en "Dépenses Spéciales Villas" a été déplacée en Dépenses Générales.
- une facture du 31/12/2010 relative au changement de 11 ampoules (355,21€) dans les coursives d'Archipel 1 & 2 et affectée en Charges Générales a été déplacée en Dépenses Archipel 1 & 2.
- les membres du Conseil ont été étonnés de constater qu'un même copropriétaire dont la villa et le parking sont situés sur Cristallines ait pu se voir délivrer 2 télécommandes : une pour Cristallines et une pour Archipel 1.
Nous reviendrons sur ce sujet lors de la prochaine réunion du Conseil Syndical ; la date du 9 Mars après-midi a été proposée par mail adressé par F.Pastor à Mme Resclause et Mrs Beringer & Pauchon. |
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